مداخلة علمية حول كيفيات وطرق تسيير الارشيف

مقدمة:

إذا كانت الاحداث هي من تصنع الارشيف فالارشيف يعيد تشكيلها ويقوم بصناعة التاريخ من خلال توثيقها والحفاظ عليها كما هي. لذا تعتبر الوثائق الارشيفية شكل من اشكال اوعية المعلومات بحيث تستمد اهميتها من طبيعتها الخاصة التي تنفرد بها عن سائر الاوعية اذ ان هذا النوع من الاوعية ينتج بطريقة رسمية لخدمة اغراض ادارية تحكمها قوانين معمول بها في الدولة.

الاشكالية:

-  ما هي الوثيقة الارشيفية وما مراحل عمرها؟

- ما هي مسؤولية الموظف والمختص تجاه الوثيقة الارشيفية؟

- ما هي النصوص التنظيمية المنظمة لادارة وتسيير الوثيقة الارشيفية؟

- ما هو التعامل السليم والقانوني مع الوثيقة الارشيفية منذ انتاجها الى غاية مصيرها النهائي؟

- ما هي العلاقة التي تربط المسؤول بالارشيف؟

الفرضيات:

لقد بات من الواضح ان الطرق التقليدية التي تستند الى مفاهيم خاطئة والمستخدمة في الانشطة المتعلقة بالارشيف لم تعد طاقاتها القصوى وتجهيزاتها تفي بالهدف المنشود خاصة مع التدفق الكبير للمعلومات والوثائق ما يجعل التكنولوجيات جزءا رئيسيا وهاما في مناخ وبيئة الانشطة الارشيفية ولعل من بين النقاط التي يمكن دراستها:

- تغيير المفاهيم الخاصة بقطاع الارشيف لدى كل المسؤولين والعمال والموظفين والطلبة والباحثين.

- او توحيد اجراءات تسيير الوثائق الارشيفية على جميع المستويات طبقا للنصوص التنظيمية المعمول بها.

- او  اطلاق مشروع يهدف الى رقمنة العملية الارشيفية.

منهجية البحث:

قمت باعتمادالمنهج الاستكشافي الوصفي لواقع الارشيف على مستوى مديريات الولاية تيميمون وبلدياتها العشر لدراسة الواقع الذي هي عليه ومحاولة الخروج بصيغ حلول مستقبلية لهذه الحالة المدروسة.

صعوبات البحث:

لا يخلوا اي بحث علمي مهما كان من بعض الصعوبات والمعوقات تقف في وجه الباحث عند اعداده لبحثة وهو الموقف الذي صادفته اثناء اعداد هذا البحث ومن بين الصعوبات التي واجهتني:

- غياب كلي او جزئي للمفاهيم والنصوص التنظيمية المنظمة للارشيف عبر مصالح ومكاتب المؤسسات والهيئات العمومية والجماعات المحلية.

- غياب كلي او جزئي للمختصين على مستوى هذه المؤسسات والهيئات العمومية والجماعات المحلية..

- قلة الاهتمام بهذا القطاع الحساس على الرغم من انه لا يمكن الاستغناء عنه.

العرض:

تعريف الوثيقة الارشيفية (1):

يعرفها القانون المتعلق بالأرشيف الوطني في المادة 02 كما يلي:

إن الوثائق الأرشيفية بمقتضى هذا القانون هي عبارة عن وثائق تتضمـن أخبـارا مهما يكـن تاريخها أو شكلها أو سندها المـادي، أنتجها أو سلمـها أي شخـص طبيعيـا كان أو معنويا أو أية مصلحة أو هيئة عمومية كانت أو خاصـة أثنـاء  ممارسة نشاطها.

أصناف الارشيف (2):

 ينقسم الأرشيف إلى ثلاثة أصناف متميزة حسب جيله أي مدة وجوده ( حسب المنشور رقم 08-95 المؤرخ في 24 جانفي 1995

الخاص بتسيير الأرشيف الإداري ).

1 – الأرشيف الحي أي أرشيف العمر الأول :

يتكون هذا الأرشيف من وثائق السنة الجارية أو الخاصة بالسنوات الثلاث أو الأربع الماضية و التي تحتاجها في إطار نشاطها اليومي.

و يجب أن تحتفظ هذه الوثائق في محلات المصالح المنتجة لها.

2 – الأرشيف الوسيط أي أرشيف العمر الثاني :

يتكون من الوثائق التي فاقت مدة وجودها الخمس سنوات و التي يجري الإطلاع عليها من حين لآخر و يمكن حفظها في محل معد خصيصا لهذا النوع من الأرشيف أو يتم دفعه إلى مصلحة الأرشيف في المؤسسة.

3 – الأرشيف التاريخي أي أرشيف العمر الثالث:

يتكون من الوثائق التي تفوق مدة و جودها الخمس عشرة (15) سنة و التي أصبحت غير ضرورية لسير شؤون المصالح.

و يتم دفعها إلزاميا إلى مصلحة الأرشيف الولائي أو الأرشيف الوطني و لا يحق حذف الوثائق المفتقرة إلى قيمة الأرشيف إلا بتسريح مكتوب صادر عن مؤسسة الأرشيف الوطني.

السلسلة الارشيفية:

الـــــدفع: باستقراء المادة الثامنة من القانون 88 – 09 المتعلق بالارشيف الوطني في مادته 08 الفقرة الاخيرة (تدفع وجوبا الوثائق التي تحتوي على فائدة أرشيفية للمؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني.) ويعرف على انه عملية تقنية مادية ادارية من خلالها يتنقل الارشيف من المصلحة التي انتجته الى المصلحة المكلفة بالحفظ.

مراحل تحضير عملية الدفع (1):

1-     احصاء وفرز الرصيد على مستوى المصلحة المنتجة.

2-     تشخيص الرصيد والتعريف بمحتواه مكان تواجده، التاريخ الادنى والاقصى مع حذف الاستمارات الشاغرة و النسخ والمطبوعات المكررة.

3-     تصنف الوثائق حسب الملفات المتعلقة بنفس الموضوع.

4-     تجمع الوثائق حسب المكاتب أو المصالح مع  مراعاة واحدة من بين الطرق التصنيفية التالية : الطريقة الأبجدية أو الزمنية أو العددية أو الألفا عددية أو الجغرافية أو المنهجية.

5-     وضع الوثائق في علب ويستحسن استعمال العلب ذات سعة 10 سم.

6-     ترقيم العلب التي تنتمي إلى نفس الدفع من 1 إلى س و الاعتناء   بإظهار الرقم بوضوح في أعلى حافة العلبة.

7-     الترتيب بحيث يستأنف الترقيم التسلسلي في كل دفع جديد من 1 إلى س، و حتى يتسنى  التمييز بين مختلف الدفعات، سوف توافي مصلحة الأرشيف الهيئات الدافعة  بالرقم الخاص بكل دفعة.

الفرز والتصنيف:

بالعودة الى المادة الثامنة من القانون 88 – 09 نجد بان (تكون الوثائق المنتجة أو المستلمة موضع فرز لاختيار ذات الفائدة الأرشيفية.) وعملية الفرز يجب ان تستند الى جدول تسيير الوثائق المشتركة حيث يتحدد في هذه المرحلة الوثائق التي لها قيمة تاريخية او ادارية.

التشخيص:

يتم من خلال بطاقة لها صبغة تعريفية أعدت لغرض تطبيقي و ليس لطابع نظري ، من مواصفاتها الأولية إعطاء نتائج ملموسة.

1.     الهدف من تعميمها :

إرساء قواعد أساسية للتعريف بالوثائق و بمضمونها و بذلك يمكن :

o       التعريف بمحتوى الأرصدة ،

o       وضع بين أيدي الباحثين أداة بحث أولية ،

o       التحكم في الفائض الوثائقي ،

o       توحيد طريقة الوصف في المصالح الأرشيفية ،

o       إعداد وسائل بحث على نمط موحد.

2.     العناصر المكونة للبطاقة التشخيصية :

a.      الرقم التسلسلي للعلبة ،

b.      ملخص محتوى العلبة ،

c.       ذكر التاريخ الأدنى و الأقصى للوحدة ،

d.      طبيعة الوثائق إذا كانت تقارير ، مذكرات و غيرها ،

e.      الملاحظات و تتضمن كل ما يكون مهم و لا يمكن إدراجه في الخانات السابقة.

الترتيـب (1):

1-      و هنا يجب الإشارة إلى أن القصد من هذه العملية هو الترتيب المادي للوثائق و ليس العملية الفكرية التي يتم من جرائها تصنيف الوثائق حسب مخطط معين    و التي تعتبر عملية فكرية.

2-      مهما كان عدد مخازن الأرشيف التي تتوفر عليها المصلحة ( قاعة – قاعتان – أو ثلاثة قاعات) المرجح هنا هو استعمال الترقيم التسلسلي (numérotation continue) و الذي يعني ترتيب الحزم الواحدة تلو الأخرى حسب دفعها.

3-      يكون ترقيم الحزم من رقم 1 إلى ما لا نهاية مع ذكر في كل مرة رقم الدفعة ( الدفعة 1 – الدفعة 2 – الدفعة 3 الخ …).

4-      تفرض هذه الطريقة فتح سجل دفع و متابعة مستمرة إلى جانب خلق فهرسين يكون الأول على شبكة بطاقات إشارية (fiche signalétique) و الثاني على شكل بطاقات شاملة أو إستخلاصية   (fiche de synthèse).

و مهما كان الأمر يجب تجنب تخصيص فضاءات لمختلف المصالح داخل المخازن.

جدول دفع الأرشيف :

1-     ينسخ جدول الدفع إلى ثلاثة نسخ، في استمارات خاصة توفرها مصلحة الأرشيف و ترجع أحد النسخ بعد مراجعتها و التوقيع عليها إلى المصلحة الدافعة لاحقا.

2-      ينبغي إرسال جدول الدفع إلى مصلحة الأرشيف قبل إجراء عملية الدفع و يحدد المسؤول عن الأرشيف بعد اتخاذ تدابيره، تاريخ الدفع و الكيفيات التطبيقية المرتبطة بذلك.

3-      يحرر الجدول تحريـرا جيدا. و يذكر في الصفحة الأولى اسم الوزارة الوصية و المديرية و المصلحة أو الهيئة الدافعة، مع الإشارة إلى عدد العلب أو الرزم، أما الصفحة الثانية فتحتوي على المعلومات الدقيقة   التالية :

أ‌.              الرقم التسلسلي للرزم المصنفة من 1 إلى س مع استعمال أوراق مدرجة بالنسبة للدفوع التي يتعدى عددها 25 وحدة.

ب‌.          اختصار محتوى و طبيعة كل رزمة في جملة أو جملتين.

ت‌.          ذكر تاريخ الوثائق الموجودة في الرزم. مثلا : 1964-1966، و تشير سنة 1964 إلى تاريخ أول وثيقة أما سنة 1966 فهي تاريخ آخر وثيقة.

ث‌.          الإشارة إلى أجل حفظ الأرشيف أي ذلك التاريخ الذي تصبح فيه الوثيقة لا تكتسي أية أهمية بالنسبة للمصلحة الدافعة، و يمكن بذلك أن يحتمل حذفها بما أنها عديمة القيمة التاريخية.

4-       هناك إجراءات استثنائية خصصت لبعض أصنـاف الأرشيف مثل  السجلات و البطاقات و المخططات و الأشرطة المغناطيسية و الأسطوانات، إلخ … ، و على مصلحة الأرشيف النظر في كل حالة تعرض عليها و تبقى رهن إشارة جميع المصالح لتقديم النصائح و المساعدة لاسيما خلال الدفوع الأولى.

تجدر الاشارة الى ان الوحدة الاساسية لقياس حجم الرصيد الارشيفي يتم بالمتر خطي بالنسبة للارشيف الجاري وبالمتر طولي  لمخازن الحفظ وفق القاعدة التالية:

1 متر خطي = 10 علب ذات 10سم = 2 سجلات ذات 5سم

6 متر طولي = 60 علبة  = 6 متر كل 1م = 10 علب  ذات 10سم = 2 سجلات ذات 5سم.

-----------------------------------------------------------

      القانون 88 -09 المؤرخ في07 جمادى الثانية عام 1408 الموافق  26 يناير 1988 المتعلق بالأرشيف الوطني

   منشور رقم 08-95 المؤرخ في 24 جانفي 1995 الخاص بتسيير الأرشيف الإداري

 منشور رقم 13 المؤرخ في 19 ديسمبر 1998 المتعلق بمحلات الأرشيف