مصادر المعلومات الرقمية المتاحة مجانا على SNDL

 https://www.sndl.cerist.dz/index.php?p=0 

هذا الموقع مخصص للبحث عن مصادر المعلومات الرقمية المتاحة مجانا على شبكة الانترنت يحتوي على العديد من  البحوث العلمية  التي تنشر في مجال البحث العلمي على مستوى الجزائر و على العديد من قواعد المعطيات للبحوث العلمية لمختلف المستويات يمكن لجميع الباحثين التسجيل في الموقع من اجل الولوج و الاستفادة من المصادر المتاحة و يحتوي على المواقع التالية :

Les portails nationaux d’IST

Les portails nationaux ont pour ambition de mettre à votre disposition la production scientifique et technique nationale de types catalogues, bases de données et documents primaires accessibles en ligne.

• ASJP : est une plateforme d'édition électronique des revues scientifiques Algériennes développée et gérée par le CERIST     
  www.asjp.dz
  
  
• Webreviews : Recense les revues algériennes. Il met à la disposition des utilisateurs un ensemble de revues scientifiques algériennes couvrant tous les domaines     
  www.webreview.dz
  
  
• Le PNST : Portail National de Signalement des Thèses est un dispositif global d’accès à la production scientifique des chercheurs en matière de thèse       
  www.pnst.cerist.dz
  
  
• CCDZ : Catalogue Collectif Algérien, regroupe l’ensemble des fonds documentaires des bibliothèques du secteur de l’enseignement supérieur      
  www.ccdz.cerist.dz
  
  
• BiblioUniv : Portail des Bibliothèques Universitaires et de Centre de recherche      
  www.bibliouniv.cerist.dz

مداخلة علمية حول كيفيات وطرق تسيير الارشيف

مقدمة:

إذا كانت الاحداث هي من تصنع الارشيف فالارشيف يعيد تشكيلها ويقوم بصناعة التاريخ من خلال توثيقها والحفاظ عليها كما هي. لذا تعتبر الوثائق الارشيفية شكل من اشكال اوعية المعلومات بحيث تستمد اهميتها من طبيعتها الخاصة التي تنفرد بها عن سائر الاوعية اذ ان هذا النوع من الاوعية ينتج بطريقة رسمية لخدمة اغراض ادارية تحكمها قوانين معمول بها في الدولة.

الاشكالية:

-  ما هي الوثيقة الارشيفية وما مراحل عمرها؟

- ما هي مسؤولية الموظف والمختص تجاه الوثيقة الارشيفية؟

- ما هي النصوص التنظيمية المنظمة لادارة وتسيير الوثيقة الارشيفية؟

- ما هو التعامل السليم والقانوني مع الوثيقة الارشيفية منذ انتاجها الى غاية مصيرها النهائي؟

- ما هي العلاقة التي تربط المسؤول بالارشيف؟

الفرضيات:

لقد بات من الواضح ان الطرق التقليدية التي تستند الى مفاهيم خاطئة والمستخدمة في الانشطة المتعلقة بالارشيف لم تعد طاقاتها القصوى وتجهيزاتها تفي بالهدف المنشود خاصة مع التدفق الكبير للمعلومات والوثائق ما يجعل التكنولوجيات جزءا رئيسيا وهاما في مناخ وبيئة الانشطة الارشيفية ولعل من بين النقاط التي يمكن دراستها:

- تغيير المفاهيم الخاصة بقطاع الارشيف لدى كل المسؤولين والعمال والموظفين والطلبة والباحثين.

- او توحيد اجراءات تسيير الوثائق الارشيفية على جميع المستويات طبقا للنصوص التنظيمية المعمول بها.

- او  اطلاق مشروع يهدف الى رقمنة العملية الارشيفية.

منهجية البحث:

قمت باعتمادالمنهج الاستكشافي الوصفي لواقع الارشيف على مستوى مديريات الولاية تيميمون وبلدياتها العشر لدراسة الواقع الذي هي عليه ومحاولة الخروج بصيغ حلول مستقبلية لهذه الحالة المدروسة.

صعوبات البحث:

لا يخلوا اي بحث علمي مهما كان من بعض الصعوبات والمعوقات تقف في وجه الباحث عند اعداده لبحثة وهو الموقف الذي صادفته اثناء اعداد هذا البحث ومن بين الصعوبات التي واجهتني:

- غياب كلي او جزئي للمفاهيم والنصوص التنظيمية المنظمة للارشيف عبر مصالح ومكاتب المؤسسات والهيئات العمومية والجماعات المحلية.

- غياب كلي او جزئي للمختصين على مستوى هذه المؤسسات والهيئات العمومية والجماعات المحلية..

- قلة الاهتمام بهذا القطاع الحساس على الرغم من انه لا يمكن الاستغناء عنه.

العرض:

تعريف الوثيقة الارشيفية (1):

يعرفها القانون المتعلق بالأرشيف الوطني في المادة 02 كما يلي:

إن الوثائق الأرشيفية بمقتضى هذا القانون هي عبارة عن وثائق تتضمـن أخبـارا مهما يكـن تاريخها أو شكلها أو سندها المـادي، أنتجها أو سلمـها أي شخـص طبيعيـا كان أو معنويا أو أية مصلحة أو هيئة عمومية كانت أو خاصـة أثنـاء  ممارسة نشاطها.

أصناف الارشيف (2):

 ينقسم الأرشيف إلى ثلاثة أصناف متميزة حسب جيله أي مدة وجوده ( حسب المنشور رقم 08-95 المؤرخ في 24 جانفي 1995

الخاص بتسيير الأرشيف الإداري ).

1 – الأرشيف الحي أي أرشيف العمر الأول :

يتكون هذا الأرشيف من وثائق السنة الجارية أو الخاصة بالسنوات الثلاث أو الأربع الماضية و التي تحتاجها في إطار نشاطها اليومي.

و يجب أن تحتفظ هذه الوثائق في محلات المصالح المنتجة لها.

2 – الأرشيف الوسيط أي أرشيف العمر الثاني :

يتكون من الوثائق التي فاقت مدة وجودها الخمس سنوات و التي يجري الإطلاع عليها من حين لآخر و يمكن حفظها في محل معد خصيصا لهذا النوع من الأرشيف أو يتم دفعه إلى مصلحة الأرشيف في المؤسسة.

3 – الأرشيف التاريخي أي أرشيف العمر الثالث:

يتكون من الوثائق التي تفوق مدة و جودها الخمس عشرة (15) سنة و التي أصبحت غير ضرورية لسير شؤون المصالح.

و يتم دفعها إلزاميا إلى مصلحة الأرشيف الولائي أو الأرشيف الوطني و لا يحق حذف الوثائق المفتقرة إلى قيمة الأرشيف إلا بتسريح مكتوب صادر عن مؤسسة الأرشيف الوطني.

السلسلة الارشيفية:

الـــــدفع: باستقراء المادة الثامنة من القانون 88 – 09 المتعلق بالارشيف الوطني في مادته 08 الفقرة الاخيرة (تدفع وجوبا الوثائق التي تحتوي على فائدة أرشيفية للمؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني.) ويعرف على انه عملية تقنية مادية ادارية من خلالها يتنقل الارشيف من المصلحة التي انتجته الى المصلحة المكلفة بالحفظ.

مراحل تحضير عملية الدفع (1):

1-     احصاء وفرز الرصيد على مستوى المصلحة المنتجة.

2-     تشخيص الرصيد والتعريف بمحتواه مكان تواجده، التاريخ الادنى والاقصى مع حذف الاستمارات الشاغرة و النسخ والمطبوعات المكررة.

3-     تصنف الوثائق حسب الملفات المتعلقة بنفس الموضوع.

4-     تجمع الوثائق حسب المكاتب أو المصالح مع  مراعاة واحدة من بين الطرق التصنيفية التالية : الطريقة الأبجدية أو الزمنية أو العددية أو الألفا عددية أو الجغرافية أو المنهجية.

5-     وضع الوثائق في علب ويستحسن استعمال العلب ذات سعة 10 سم.

6-     ترقيم العلب التي تنتمي إلى نفس الدفع من 1 إلى س و الاعتناء   بإظهار الرقم بوضوح في أعلى حافة العلبة.

7-     الترتيب بحيث يستأنف الترقيم التسلسلي في كل دفع جديد من 1 إلى س، و حتى يتسنى  التمييز بين مختلف الدفعات، سوف توافي مصلحة الأرشيف الهيئات الدافعة  بالرقم الخاص بكل دفعة.

الفرز والتصنيف:

بالعودة الى المادة الثامنة من القانون 88 – 09 نجد بان (تكون الوثائق المنتجة أو المستلمة موضع فرز لاختيار ذات الفائدة الأرشيفية.) وعملية الفرز يجب ان تستند الى جدول تسيير الوثائق المشتركة حيث يتحدد في هذه المرحلة الوثائق التي لها قيمة تاريخية او ادارية.

التشخيص:

يتم من خلال بطاقة لها صبغة تعريفية أعدت لغرض تطبيقي و ليس لطابع نظري ، من مواصفاتها الأولية إعطاء نتائج ملموسة.

1.     الهدف من تعميمها :

إرساء قواعد أساسية للتعريف بالوثائق و بمضمونها و بذلك يمكن :

o       التعريف بمحتوى الأرصدة ،

o       وضع بين أيدي الباحثين أداة بحث أولية ،

o       التحكم في الفائض الوثائقي ،

o       توحيد طريقة الوصف في المصالح الأرشيفية ،

o       إعداد وسائل بحث على نمط موحد.

2.     العناصر المكونة للبطاقة التشخيصية :

a.      الرقم التسلسلي للعلبة ،

b.      ملخص محتوى العلبة ،

c.       ذكر التاريخ الأدنى و الأقصى للوحدة ،

d.      طبيعة الوثائق إذا كانت تقارير ، مذكرات و غيرها ،

e.      الملاحظات و تتضمن كل ما يكون مهم و لا يمكن إدراجه في الخانات السابقة.

الترتيـب (1):

1-      و هنا يجب الإشارة إلى أن القصد من هذه العملية هو الترتيب المادي للوثائق و ليس العملية الفكرية التي يتم من جرائها تصنيف الوثائق حسب مخطط معين    و التي تعتبر عملية فكرية.

2-      مهما كان عدد مخازن الأرشيف التي تتوفر عليها المصلحة ( قاعة – قاعتان – أو ثلاثة قاعات) المرجح هنا هو استعمال الترقيم التسلسلي (numérotation continue) و الذي يعني ترتيب الحزم الواحدة تلو الأخرى حسب دفعها.

3-      يكون ترقيم الحزم من رقم 1 إلى ما لا نهاية مع ذكر في كل مرة رقم الدفعة ( الدفعة 1 – الدفعة 2 – الدفعة 3 الخ …).

4-      تفرض هذه الطريقة فتح سجل دفع و متابعة مستمرة إلى جانب خلق فهرسين يكون الأول على شبكة بطاقات إشارية (fiche signalétique) و الثاني على شكل بطاقات شاملة أو إستخلاصية   (fiche de synthèse).

و مهما كان الأمر يجب تجنب تخصيص فضاءات لمختلف المصالح داخل المخازن.

جدول دفع الأرشيف :

1-     ينسخ جدول الدفع إلى ثلاثة نسخ، في استمارات خاصة توفرها مصلحة الأرشيف و ترجع أحد النسخ بعد مراجعتها و التوقيع عليها إلى المصلحة الدافعة لاحقا.

2-      ينبغي إرسال جدول الدفع إلى مصلحة الأرشيف قبل إجراء عملية الدفع و يحدد المسؤول عن الأرشيف بعد اتخاذ تدابيره، تاريخ الدفع و الكيفيات التطبيقية المرتبطة بذلك.

3-      يحرر الجدول تحريـرا جيدا. و يذكر في الصفحة الأولى اسم الوزارة الوصية و المديرية و المصلحة أو الهيئة الدافعة، مع الإشارة إلى عدد العلب أو الرزم، أما الصفحة الثانية فتحتوي على المعلومات الدقيقة   التالية :

أ‌.              الرقم التسلسلي للرزم المصنفة من 1 إلى س مع استعمال أوراق مدرجة بالنسبة للدفوع التي يتعدى عددها 25 وحدة.

ب‌.          اختصار محتوى و طبيعة كل رزمة في جملة أو جملتين.

ت‌.          ذكر تاريخ الوثائق الموجودة في الرزم. مثلا : 1964-1966، و تشير سنة 1964 إلى تاريخ أول وثيقة أما سنة 1966 فهي تاريخ آخر وثيقة.

ث‌.          الإشارة إلى أجل حفظ الأرشيف أي ذلك التاريخ الذي تصبح فيه الوثيقة لا تكتسي أية أهمية بالنسبة للمصلحة الدافعة، و يمكن بذلك أن يحتمل حذفها بما أنها عديمة القيمة التاريخية.

4-       هناك إجراءات استثنائية خصصت لبعض أصنـاف الأرشيف مثل  السجلات و البطاقات و المخططات و الأشرطة المغناطيسية و الأسطوانات، إلخ … ، و على مصلحة الأرشيف النظر في كل حالة تعرض عليها و تبقى رهن إشارة جميع المصالح لتقديم النصائح و المساعدة لاسيما خلال الدفوع الأولى.

تجدر الاشارة الى ان الوحدة الاساسية لقياس حجم الرصيد الارشيفي يتم بالمتر خطي بالنسبة للارشيف الجاري وبالمتر طولي  لمخازن الحفظ وفق القاعدة التالية:

1 متر خطي = 10 علب ذات 10سم = 2 سجلات ذات 5سم

6 متر طولي = 60 علبة  = 6 متر كل 1م = 10 علب  ذات 10سم = 2 سجلات ذات 5سم.

-----------------------------------------------------------

      القانون 88 -09 المؤرخ في07 جمادى الثانية عام 1408 الموافق  26 يناير 1988 المتعلق بالأرشيف الوطني

   منشور رقم 08-95 المؤرخ في 24 جانفي 1995 الخاص بتسيير الأرشيف الإداري

 منشور رقم 13 المؤرخ في 19 ديسمبر 1998 المتعلق بمحلات الأرشيف

   

 

 

مفهوم التنظيم

 

مقــدمـة

 تسعى الدول لتحقيق التنمية ومواكبة التطور وإكتساب مكانة في العالم الإقتصادي ويكون ذلك من خلال  المؤسسة بإعتبارها الوحدة الأساسية لممارسة الأنشطة الإقتصادية حيث يؤثر حسن التسيير وفعالية الأداء في المؤسسة على الاقتصاد الوطني ككل، ولتحقيق هذه الغاية أصبح من الضروري على المؤسسات الوطنية في ظل التحولات الاقتصادية التي عرفتها في الآونة الأخيرة الخروج من الإقتصاد الموجه والدخول إلى إقتصاد السوق.

سيتم التطرق في هذا البحث إلى موضوع تسيير المؤسسات العمومية الإقتصادية الجزائرية في ظل إقتصاد السوق بإعتباره أهم الوسائل التي تعتمد عليها الدول المتقدمة في تطوير إقتصادها.

ويهدف هذا العمل إلى التركيز على أهم الوظائف الإدارية وهي التنظيم.

- إلقاء الضوء على مفهوم التنظيم ومبادئ التنظيم.

- تبيان أهمية التنظيم في المؤسسة.

- إلقاء الضوء على مختلف التحولات الإقتصادية التي طرأت على تسيير المؤسسات الجزائرية.

على ضوء ما تقدم يمكن إبراز إشكالية هذا البحث من خلال التساؤل الرئيسي التالي:

- ما هي وضعية التنظيم في المؤسسة الإقتصادية الجزائرية في ظل إقتصاد السوق؟.

وقد تفرع عن هذا التساؤل عدة تساؤلات جزئية سنجيب عليها في بحثنا هذا.

الفصل الأول: عموميات عن التنظيم.

المبحث الأول: ماهية التنظيم.

المطلب الأول: تعريف التنظيم.

يمثل التنظيم الوظيفة التسييرية الثانية التي تأتي بعد التخطيط لكون أن وظيفة التخطيط ينتج عنها القرار الأمثل أ ما يعرف بخطة المؤسسة: المتمثلة في تقرير أو بيان بأنواع الوسائل ومختلف التصرفات المتبعة من طرف المسيرين للوصول إلى الأهداف المراد تحقيقها، فبعد وضع الخطة يتوجب على المؤسسة القيام بتنفيذها. ولتسهيل هذه العملية تقوم المؤسسة بتصميم مجموعات عمل، أقسام وإدارات تعمل بشكل متناسق فيما بينها وذلك بتوزيع المهام والمسؤوليات على مختلف المسيرين، وتحديد السلطة اللازمة والضرورية لهم، وهذا ما يعرف بالتنظيم الذي أعطيت له عدة تعاريف من بينها مايلي:

1/ التعريف الأول:

عرفه هنري فايول* Henry Fayol بأنه وظيفة تمثل جميع الأنشطة التي يقوم بها المدير من ناحية ترتيب الموارد الإقتصادية وتجميعها لتحقيق الأهداف بأقل التكاليف1.

2/ التعريف الثاني:

مجموعة العمليات التي تسمح بخلق هياكل تنظيمية تساعد مجموعة الأفراد على العمل جماعياً وبفعالية، بهدف تحقيق الأهداف الموضوعة2.

3/التعريف الثالث:

عملية تحديد العلاقات الضرورية بين الأفراد والمهام والأنشطة بطريقة تؤدي إلى إحداث التكامل والتنسيق بين مختلف موارد التنظيم وذلك بغرض إنجاز الأهداف بكفاءة وفعالية3.

من خلال التعارف السابقة يتضح أن التعريف العام للتنظيم يتمثل في كونه عملية توزيع الأنشطة الضرورية والتي تتطلب توزيع للمسؤوليات، وتفويض للسلطة حتى يتم تحقيق الأهداف المبتغاة الموضوعة من طرف الخطة.

المطلب الثاني: أهمية التنظيم.

إن المؤسسات وجدت لخلق الفوائض والمنافع، وكذا تبقى تستمر،تنمو وتتطور وهذا لا يمكن تحقيقه بواسطة فرد واحد أو مجموعة من الأفراد يعمل كل منتهم بطريقة مستقلة، ولذا يتعين على المسيرين تنظيم الأنشطة والمهام لان هذا يسمح بـ1:

- تحسين ورفع نوعية وجودة العمل المنظم لأن التنظيم يجعل جماعات الأفراد تعمل معاً بشكل منسق ومتكامل وبالتالي تحقيق أفضل الأداءات من خلال تضافر الجهود والتعاون بين الجماعات والأفراد.

- جعل علاقات السلطة واضحة ابتداء من قاعدة الهرم التنظيمي إلى قمته فيكون الفرد على علم بمن يحدد ما يقوم به من عمل، من يشرف عليه، من المسؤول أمامه، وهكذا تكون مجهودات الأفراد أكثر فعالية خاصة بعد تحديد المسؤوليات وتوضيح علاقات السلطة.

- تسهيل عملية الإتصال بحيث يبين التنظيم مجرى ومنافذ الإتصال من القمة إلى القاعدة.

- يهيئ التنظيم الجو الملائم لتدريب أعضائه وتنمية مواهبهم وتزويدهم بما هم بحاجة إليه من أسباب بما يحفزهم ويضاعف إخلاصهم وولائهم، ويشكل تصرفاتهم وما يتخذونه من قرارات وفقاُ للإطار الذي يرسمه لذلك الغرض2.

المطلب الثالث: فوائد التنظيم

لا شك في أن للتنظيم فوائد متعددة يمكن توضيح أهمها فيما يلي:

- توزيع الأعمال والأنشطة بشكل عملي.

- يقضي التنظيم على الإزدواجية في الإختصاصات.

- يحدد التنظيم العلاقات بين العاملين بشكل واضح.

- يخلق التنظيم تنسيقاً واضحاُ بين الأعمال.

- يسمح التنظيم بسير الأعمال في أحسن ما يرام.

المبحث الثاني: أساسيات التنظيم

المطلب الأول: مبادئ التنظيم.

تتطلب عملية التنظيم مراعاة مجموعة من المبادئ التي تساعد على البناء الجيد له وذلك بتجميع الأنشطة بطريقة ملائمة وكذا تفويض السلطة بما يناسب مع حجم المسئولية وتتمثل هذه المبادئ في:

أولاً: مبدأ وحدة الهدف:

عند تحديد المؤسسة لهدف معين تنبثق منه مجموعة من الأهداف الجزئية المتكاملة الخاصة بكل هيئة فالتنظيم يجسد دور إدماج هذه الأهداف على أن يتم تقييم فعالية أداء كل وحدة بالمقارنة بالهدف العام للمؤسسة.

بحيث تصبح كل وحدة تسعى إلى تحقيق أهدافها للوصول إلى الهدف العام للمؤسسة، بمعنى أن تكون أهداف كل جزء من التنظيم متفقة مع هدف المؤسسة ككل، فالتنظيم يركز المجهودات ويوجهها نحو تحقيق الهدف الشامل للمؤسسة.

ثانياً: مبدأ تقسيم العمل

يعد المبدأ الأساسي في عملية التنظيم ويظهر عندما يكثر العمل ويصبح الفرد الواحد أ عدد من الأفراد غير قادرين على تأديته بسبب كبر حجم النشاط ودرجة تعقيده، لذا يتم وضع الجهود الإنسانية والمادية في المؤسسة في شكل مقسم ومجزأ على الأفراد والإدارات، بحيث يؤدي هذا التقسيم إلى التخصص، فيكون كل فرد أو قسم لديه تخصص معين في مجال من مجالات العمل، ومن أهم مزايا هذا المبدأ مايلي1:

• تحقيق أعلى كفاءة إنتاجية ممكنة للمؤسسة.

• رفع مستوى الأداء في العمل نظراً لما يحققه التخصص من إجادة وإتقان له واكتساب خبرة ودراية.

• منع وجود عمالة زائدة لأن كل فرد لا بد أن يكون له عمله الذي يتخصص فيه ويكرس كل وقته لإنجازه.

وللقيام بتقسيم العمل لا بد من وصف المناصب والمؤهلين، فيكون وصف المناصب من خلال الوظائف، المسؤوليات، الواجبات، والمهام وتحديد السلطات اللازمة والعلاقات بين الرؤساء والمرؤوسين، وبعد وصف المنصب تتضح المؤهلات التي يحتاجا هذا الأخير من قدرات ذهنية، خبرة ومؤهلات علمية...الخ. التي يجب أن تتوفر في الشخص الذي سيشغل المنصب.

ثالثاً: مبدأ السلطة.

تعرف السلطة على أنها الحق المخول لإتخاذ القرارات ولإعطاء الأوامر والتصرف، سواء كانت هذه الأوامر متعلقة بالإهتمام بعمل أو الإمتناع عنه1، فهي تعطي للمسير الحق في التصرف وإتخاذ القرارات لتعبئة موارد معينة لتحقيق هدف محدد، إلا أنه في بعض الحالات لا يستطيع الفرد الواحد القيام بكل الأنشطة لذا يقوم بتقنية تفويض السلطة التي بمقتضاها يقوم المسير بإسناد مسؤوليات محددة والسلطات المناظرة إلى المرؤوسين الذين قبلوا هذه المسؤوليات2 أي هذه العملية التي يقوم المدير من خلالها بإسناد جزء من عمله الأصلي إلى احد مرؤوسيه ليقوم به نيابة عنه3 كما يمكن التمييز بين 3 أنواع من السلطات كالآتي:

أ‌- السلطة التنفيذية:

هي السلطة الأساسية في التنظيم تتضمن حق إصدار الأوامر من الرئيس إلى المرؤوسين4 ومهامها تنحصر في:

• إصدار الأوامر للمرؤوسين.

• الحق في إصدار القرار والتوجيه.

• الحق في عقاب ومكافأة المرؤوسين.

ب‌- السلطة الإستشارية:

وهي تعني الحق في تقديم العون والخدمة للوحدات التنفيذية فهي تقوم بتقديم النصح والمعلومات والتحليلات للمشاكل مع اقتراح الحلول وتقع خارج التسلسل الإداري.

ج- السلطة الوظيفية:

وهي نوع ثالث من السلطة يتأرجح بين كل من السلطة التنفيذية والإستشارية وتظهر في الحالتين التاليتين:

• حينما يمارس أحد المسيرين سلطاته على جهة أخرى لا تتبعه تنظيمياً.

• حينما يمارس أحد الإستشاريين سلطة تنفيذية.

رابعاُ: مبدأ المسؤولية

حسب هذا المبدأ فالمسير يجب أن يكون مسؤولاً على تأدية المهام الموضوعة على أفضل ما يكون وهذا لم تحقق النتائج المرجوة فعليه تفسير الأسباب، وتعني أن الفرد يتحمل نتيجة أعماله التي قام بها من خلال السلطة الممنوحة له، حتى عندما يفوض جزء من سلطته لمرؤوسيه تبقى المسؤولية ملقاة على عاتقه.

خامساً: مبدأ تعادل السلطة والمسؤولية.

السلطة والمسؤولية توأمان لا ينفصلان وحسب هذا المبدأ يجب التساوي بين السلطة كحق والمسؤولية كواجب لإنجاز المسؤولية بمعنى أنه عند إلقاء مسؤولية أداء عمل معين على فرد ما يجب إعطاءه السلطة اللازمة والضرورية لتنفيذ تلك المسؤولية.

المطلب الثاني: مراحل عملية التنظيم

تعتبر عملية التنظيم إنعكاس لخطط وأهداف المؤسسة وتتم هذه العملية عبر المراحل التالية:

1- الإعلان عن الأهداف، فيجب تحديد هذه المسؤولية وإعلانه حتى يتم فهمه ومن ثم تتحدد أنشطة المؤسسة والأفراد على ضوئه، حيث ينبغي تقييم عبء العمل الكلي إلى مهام فردية.

2- تجمع المهام المتشابهة في وحدات أي تجميع المهام والوظائف المتشابهة في وحدات واحدة إذا كانت من طبيعة واحدة أو يرتبط بعضها بالبعض الآخر .

3- تحديد الواجبات والوظائف لكل هيئة، فيجب تحديد مسؤوليات كل فرد مسؤول عن وحدة من الوحدات حتى يتحدد لكل فرد من الذي يحاسبه، ومن له سلطة التحقيق في إنجاز العمل، فيجب تحديد المهام والواجبات التي من طبيعتها التحليل والتوجيه وتقديم الإستشارة .

4- تحديد وتعيين الأشخاص بمختلف المناصب لكل هيئة، أي وضع الشخص المناسب في المكان المناسب.

5- تحديد وسائل تحقيق التكامل، أي التنسيق بين الجهود وتوجيهها لتحقيق الأهداف التنظيمية بكفاءة عالية فنجاح عمل المؤسسة ككل يتوقف على تنسيق العمل بين وحداتها المختلفة، ومن الوسائل الفعالة للتنسيق هم اللجان ويتم تكوينهم لأداء غرض معين ومؤقت وهذا ما يعرف باللجان الطارئة وفي المقابل بل يوجد لجان دائمة وأخرى تنفيذية ومن أهم مزاياهم مساعدة المدير العام وتصويب قراراته وكذا تمثيل مصالح وإهتمامات مختلف الأطراف.

المطلب الثالث: وظيفة التنظيم

بعد وضع الخطة يتوجب على المؤسسة تنفيذها وذلك بتجميع أنشطتها المختلفة في هيئات، وقد قامت مؤسسة الحديد والفسفاط بتقسيم مجموعات عمل، أقسام وإدارات تحاول بقدر الإمكان العمل بشكل متناسق فيما بينها، وقد نتج عن عملية التصميم التنظيمي (الهيكل التنظيمي) الذي يظهر من خلاله توزيع المهام، السلطات والمسؤوليات على مختلف الأفراد والهيئات التنظيمية، وقد راعت المؤسسة أثناء القيام بذلك مجموعة من مبادئ التنظيم، حيث حرست على أن تكون أهداف كل جزء من التنظيم متفقة مع هدف المؤسسة ككل، كما قامت بتقسيم العمل على الأفراد والإدارات، وتوزيع المسؤوليات عليهم، ومحاولة إعطاء السلطة لأفراد بقدر ما يحملون من مسؤولية.

من خلال تفحص الهيكل التنظيمي للمؤسسة يظهر أنه تنظيم وظيفي بأي أن المؤسسة جمعت نشاطاتها على الأساس الوظيفي، أي على أساس الوظائف الحقيقية للمؤسسة (الإنتاج، المالية والمحاسبة، التجارة،...الخ) مع تجزئة هذه الوظائف إلى أقسام،

الفصل الثاني الهياكل التنظيمية

المبحث الأول: الهياكل التنظيمية، العوامل المؤثرة فيها وأنواعها

المطلب الأول: الهياكل التنظيمية

يستهدف التنظيم هيكلة المؤسسة بكيفية متكاملة، حيث تسمح هذه الهياكل التنظيمية للأفراد العمل جماعياً لبلوغ الهدف المشترك بينهم، فهو عملية تجميع الأعمال والأفراد في شكل وحدات إدارية1 ويأتي بناء التنظيم في التصميم التنظيمي الذي يمثل ما يجب أن تكون عليه العلاقات الرسمية في وقت معين، أي أن خريطة التنظيم تعبر عن العلاقات المخططة أو الرسمية الضرورية لإنجاز عمل التنظيم في إطار التنظيم الرسمي، الذي يقوم بوضع العوامل والحدود بين مسار السلطة والمسؤولية وتوزيع العمل والجهد بين الأفراد2 لكن نجد أن إنجاز العمال يتطلب إجراءات غير مخططة وإتخاذ قرارات تعتمد على العلاقات غير الرسمية بين أفراد التنظيم وهذا ما يعرف بالتنظيم غير الرسمي وهو عبارة عن تنظيمات تنشأ وتنمو داخل التنظيم الرسمي نظراً لكبر حجم التنظيم الرسمي نظراً لكبر حجم التنظيم وهذه التنظيمات تنشأ بشكل غير مقصود أو تكون عفوية3.

المطلب الثاني: العوامل المؤثرة في بناء الهيكل التنظيمي

ويمكن جمعها في:

أ‌- عوامل داخلية

• حجم المؤسسة فكلما كبر حجم المؤسسة كلما أدى هذا إلى زيادة درجة تقسيم العمل والتخصص.

• مدى تعدد أو تنوع نشاط المؤسسة ومنتجاتها، فبذلك تزداد نسبة التنظيم تعقيداً.

• خصائص العاملين بالمؤسسة، فكلما تحسنت ظروفهم المعيشية وزادت مستوياتهم الثقافية كلما أصبح الهيكل التنظيمي أقل تحكمية وجموداً وأكثر مرونة وقابلية للمشاركة في إتخاذ القرارات.

• درجة الإنتشار الجغرافي للمؤسسة، فإتساع الرقعة الجغرافية للمؤسسة تزداد المناطق التي تخدمها، وبالتالي يزداد ميل المؤسسة لتقسيم العمل.

ب‌- عوامل خارجية:

• إستقرار المحيط، فالمحيط غير المستقر يتطلبه هياكل شديدة المرونة والحركة.

• درجة التغير التكنولوجي، فإرتفاعها يؤدي إلى ضرورة التغيير في الهياكل التنظيمية وكذلك إعداد الوحدات.

المطلب الثالث: أنواع الهياكل التنظيمية

يوجد العديد من الهياكل التنظيمية نذكر منها:

1- الهيكل التنظيمي الوظيفي:

يتم بناءه على أساس الوظائف الفعلية للمؤسسة المتمثلة في تسويق إنتاج تموين، أفراد...وغيرها، حيث يعتبر هذا النوع الأكثر شيوعاً لتجميع الأنشطة والموارد للمؤسسة الصغيرة1.

يعمل هذا الهيكل على إظهار كل وظيفة بصورة واضحة لأنه يتم تجميع الأنشطة والعمال في إدارات وأقسام بناءاً على طبيعة الوظيفة التي تندرج تحتها هذه الأنشطة ويمثل الشكل التالي مثالاً عنه

من أهم مزايا هذا النوع فاعلية وسهولة الإشراف على عمليات مترابطة ببعضها البعض، وتحقيق الهدف بتقسيم العمل من حيث الكفاءة في الأداء الوظيفي2 لكنه غير صالح عند توسع المؤسسة وإنتشارها الجغرافي وتعدد عملائها ومنتجاتها

2- الهيكل التنظيمي حسب الأقسام.

عندما تتعدد المنتجات، وتتنوع الأسواق والمناطق الجغرافية أو الأقاليم وفئات الزبائن، يمكن تجميع الأنشطة على أساس الأقسام، حيث كل قسم يمكن أن يكون مخصص لمنتوج ولنوع من الزبائن أو غير ذلك ويمثل الشكل التالي هيكل تنظيمي على أساس المنتجات.

من مزايا هذا النوع انه يسمح بالإستخدام الأمثل للمهارات والقدرات الخصوصية، وكذا التنسيق بين العمليات اللازمة لكل سلطة، أما العيوب فتتلخص في الصعوبات التي تواجه عملية التنسيق بين الوحدات فيما يرتبط بالعمليات المتشابهة كالشراء والتسويق1.

3- الهيكل التنظيمي حسب المصفوفة

يأخذ بعين الإعتبار توزيع الوظائف والأقسام في نفس الوقت حيث انه لكل فرد وظيفة تنتمي إلى قسم من أقسام المؤسسة .

زمن مزايا هذا التنظيم إحداث الموازنة بين إهتمامات المسيرين والمسؤولين عن تقدير المدخلات وإهتمامات المسيرين والمسؤولين عن استعمال المدخلات في تحقيق الأرباح، كما أنه يتسم بالمرونة1 ومع هذا نجد أغلب الباحثين يرفضونه لأنه مع مبدأ وحدة الأمر.

المبحث الثاني: مزايا وعيوب الهيكل التنظيمي

المطلب الأول: مزاياه:

- هذا التنظيم يخدم المؤسسة عند توسعها، حيث يوفر إشراف أدق على سير العمل بالنسبة لكل منتوج.

- إتخاذ القرارات بطريقة أسرع وأكثر فعالية.

- يساعد على الإستفادة من التخصص بشكل أكبر وأدق من خلال التركيز على كل منتوج على حد.

- تحديد وإيضاح المسؤوليات وبالتالي إمكانية تقييم الأداء على أساس كل منتج على حدً.

- الإستجابة للظروف الديناميكية نظراً لمرونته، حيث يمكن التخلي على أحد الفروع في حالة تدهوره دون أن يؤثر ذلك على بقية الفروع.

المطلب الثاني: عيوبه.

- فقدان الأفراد الرؤية الكلية لأهداف المؤسسة، لأنهم يركزون على الهدف الضيق أو الجزئي للمديرية العامة.

- صعوبة إتخاذ القرارات فيما يخص جميع الأنشطة نظراً لتعدد المنتجات.

- استغراق وقت طويل لإتخاذ قرار كلي شامل